Co zrobić w przypadku błędnie wystawionej faktury?

W praktyce gospodarczej zdarza się niekiedy – czy to za sprawą błędu ludzkiego, czy też programu finansowo-księgowego – że zostaje wystawiona błędna faktura. Zawiera błędne dane i nie spełnia swojej podstawowej roli, czyli dokumentacji rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Sama faktura to nic innego jak sformalizowany dokument, który stwierdza właśnie nabycie określonych usług czy towarów bądź otrzymanie zaliczki. Z kolei wystawienie faktury to po prostu wprowadzenie jej do obrotu prawnego, czyli sporządzenie, a następnie przekazanie jej innemu podmiotowi.

Błędy się jednak pojawiają i niekiedy do obrotu prawnego wprowadzimy fakturę, która zawiera po prostu nieprawdziwe i błędne dane. Co zrobić w przypadku błędnie wystawionej faktury? Choć w przepisach nie ma mowy o jej anulowaniu, gdyż nie ma żadnych zasad dotyczących takiego procesu, w praktyce gospodarczej jak najbardziej dopuszczalne jest anulowanie faktur. Nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie z tego sprawę, dlatego też warto wiedzieć, że w razie konieczności możliwe jest anulowanie tego dokumentu. Można to jednak zrobić tylko i wyłącznie w przypadku faktury, która nie trafiła jeszcze do obiegu.

W jaki sposób anulować fakturę?

Dodatkowo, anulowanie faktury może mieć miejsce także w sytuacji, jeżeli została ona podrobiona. Wiemy już więc, że możemy anulować faktury – te, które nie zostały wprowadzone do obiegu, a co za tym idzie dokumentują transakcję, która w rzeczywistości się nie dokonała – ale pozostaje jeszcze pytanie, w jaki sposób można anulować fakturę? Odbywa się to poprzez opatrzenie faktury właściwą adnotacją, na której znajdują się takie informacje jak przyczyna i okoliczności anulowania. Taką fakturę pozostawia się w dokumentacji podatkowej, lecz nie wprowadza się jej potem do ewidencji. Anulowanie faktury ma jednak charakter wyjątkowy i w takich kategoriach powinno być też traktowane.

Oznacza to, że jest to środek, który możemy wykorzystać tylko i wyłącznie wtedy, kiedy jest to naprawdę konieczne. Istnieje jeszcze sposób na błędną fakturę: korekta poprzez fakturę korygującą. Taka korekta jest możliwa jedynie w sytuacji, kiedy faktura została już wprowadzona do obrotu prawnego, a co za tym idzie nie można jej już anulować. Trzeba przy tym pamiętać, że faktura korygująca ma swoje pewne cechy, o których należy wiedzieć, jeśli mamy zamiar wystawić taki właśnie dokument.